Offerten-Software in der Schweiz: Excel, Business-Software oder KI?

Auf einen Blick

• Eine Offerten-Software verkürzt das Layout. Die Anfrage lesen, die Positionen wählen und fehlende Masse nachfragen bleibt deine Arbeit.
• Mit dem Tessiner Medianlohn (CHF 5’708 im Monat, BFS) kosten 30 Stunden Offerten pro Monat rund CHF 950, nur an Bruttolohn.
• In der Schweiz gibt es Rechnungssoftware mit Offertmodul ab CHF 0 (AbaNinja) oder ab CHF 35 bis 39 im Monat (bexio, Cantia).
• Eine KI, die den Entwurf aus der Anfrage erstellt, lohnt sich bei vielen Anfragen in unterschiedlichen Formaten und einer sauberen Preisliste, und sie darf nie einen Preis erfinden.

Montag, 18:50 Uhr, Bioggio. Davide führt einen Sanitärbetrieb mit sieben Leuten und kommt nach der letzten Baustelle zurück ins Büro. Im Posteingang warten neun Offertanfragen. Eine Liegenschaftsverwaltung schickt ein PDF: neue Mischbatterien in zwölf Wohnungen. Eine Frau aus Agno schreibt auf WhatsApp, dass ihr Boiler Wasser verliert, dazu eine Sprachnachricht von 42 Sekunden und ein Foto. Ein Architekt will einen Preis für zwei Bäder, «Leistungsverzeichnis im Anhang». Die Preisliste ist eine Excel-Datei von 2025 mit drei Tabellenblättern, die Vorlage eine Word-Datei, die nur Davide richtig formatieren kann. Bis zum Abendessen schafft er zwei.

Auf einer Website hat er Werbung für eine Offerten-Software gesehen, für ein paar Franken im Monat. Seine Frage ist einfach: Löst sie das Problem, oder verschiebt sie die gleiche Arbeit nur in ein anderes Fenster?

Davide ist ein Beispiel, aber diesen Abend kennen viele Handwerksbetriebe und KMU, im Tessin wie in der übrigen Schweiz. Die Antwort hängt davon ab, wohin deine Zeit geht. Hier liest du, was eine Offerten-Software kann und was nicht, was sie in der Schweiz kostet, was dich die Zeit kostet, die du heute dafür brauchst, und wann eine KI sinnvoll ist, die schon bei der Anfrage ansetzt. Willst du dagegen wissen, was in eine Offerte gehört und wozu sie dich nach Obligationenrecht verpflichtet, lies die Anleitung, wie du eine Offerte schreibst.

Was eine Offerten-Software kann, und was nicht

In der gängigsten Form ist eine Offerten-Software ein Modul in einer Rechnungssoftware. Dort verwaltest du Kunden und Artikel, wählst die Positionen, und das Programm rechnet Totale und MWST aus (in der Schweiz beträgt der Normalsatz seit dem 1. Januar 2024 8,1 %6). Dann erstellt es ein PDF mit deinem Logo. Nimmt die Kundin oder der Kunde an, machst du daraus eine Rechnung, ohne etwas abzutippen: bexio zum Beispiel beschreibt, wie man eine angenommene Offerte «mit einem Klick» in einen Auftrag oder eine Rechnung umwandelt, mit Vorlagen in deinem Logo, deinen Schriften und Farben und mit Einleitungstexten in mehreren Sprachen8.

Gegenüber Word ist das ein echter Fortschritt: keine falschen Totale, keine doppelten Offertnummern, kein «vorlage_final_2.docx». Aber schau dir Davides Abend an. Das Programm kommt erst ins Spiel, wenn er schon weiss, was er schreiben will. Vorher stehen drei Arbeiten an, die ihm kein Offertmodul abnimmt:

• die Anfrage lesen: das PDF der Verwaltung, die Sprachnachricht, das Foto, und verstehen, was es wirklich braucht;
• die Preise suchen: welcher Artikel aus der Preisliste, welche Variante, ob der Preis von 2025 noch gilt;
• nachfragen, was fehlt: das Mass, das Stockwerk, den Zugang, wer den alten Boiler entsorgt.

Deshalb kommt es vor, dass jemand ein Programm kauft, es ein paar Wochen nutzt und dann zu Word zurückkehrt: Die gesparte Zeit ist die fürs Layout, und das war schon vorher der kurze Teil.

Was dich eine Offerte von Hand heute kostet

Bevor du Abos vergleichst, solltest du wissen, was die Arbeit kostet, die du verkürzen willst. Die Rechnung passt in drei Zeilen.

Der Bruttomedianlohn im Tessin lag 2024 bei CHF 5’708 im Monat für eine Vollzeitstelle, gegenüber CHF 7’024 in der ganzen Schweiz1. Vollzeitangestellte haben eine vertragliche Arbeitszeit von 41 Stunden und 47 Minuten pro Woche2, also rund 181 Stunden im Monat. Das ergibt rund CHF 31.50 pro Stunde, nur an Bruttolohn: ohne Sozialabgaben, Büro und Computer.

Jetzt setzt du deine Zahlen ein. Im Beispiel sind es 20 Anfragen im Monat und anderthalb Stunden pro Anfrage, für Lesen, Preissuche, Rückfragen und Schreiben: 30 Stunden im Monat, also rund CHF 950 im Monat und CHF 11’350 im Jahr, nur an Lohn.

Drei Dinge, die die Rechnung nicht zeigt und die sie meist noch schlechter machen:

• Oft schreibt der Inhaber oder der Chefmonteur die Offerten, am Abend. Im Tessin liegen die höchsten 10 % der Löhne über CHF 10’012 im Monat1: Schreibst du die Offerten selbst, ist deine Stunde mehr wert als 31.50.
• Nicht jede Offerte wird zum Auftrag, und die Zeit für die verlorenen kommt nicht zurück.
• Während du schreibst, bist du nicht auf der Baustelle, gehst nicht ans Telefon und begleitest das Team nicht.

Die Rechnung dient nur einem Zweck: herauszufinden, ob das Problem CHF 30 im Monat wert ist oder CHF 1’000. Im ersten Fall reicht ein Offertmodul. Im zweiten lohnt sich auch der Blick unter die Wasserlinie.

Drei Wege, mit Schweizer Preisen

Wer im Internet nach einem Offertprogramm sucht, findet viele Lösungen aus dem Ausland, gemacht für den Euro, eine andere Mehrwertsteuer und die E-Rechnung ihres Landes. Du brauchst Franken, Schweizer MWST und, sobald aus der Offerte eine Rechnung wird, die QR-Rechnung (mehr dazu im Artikel über QR-Rechnung und eBill). Für ein KMU in der Schweiz gibt es drei realistische Wege.

Offerten-Software: die drei Wege

	Excel und Word	Rechnungssoftware mit Offertmodul	KI, die bei der Anfrage ansetzt
Beispiele	die Dateien, die du schon hast	AbaNinja, bexio, Cantia (Bau)	Digitam Quote oder Lösungen nach Mass
Zum Start	CHF 0	CHF 0 bis CHF 39 im Monat	Einrichtung + Monatsgebühr, auf Offerte
Wer die Anfrage liest	du	du	die KI, dann prüfst du
Wer die Positionen wählt	du, aus alten Offerten kopiert	du, aus dem Katalog	die KI aus deiner Preisliste, du korrigierst
Wann es sich lohnt	wenige Offerten, alle verschieden	viele Offerten mit wiederkehrenden Positionen	viele Anfragen in unterschiedlichen Formaten

Excel und Word. Sie kosten nichts, und du kannst damit umgehen. Das Problem ist nicht das Programm: Jede Offerte entsteht als Kopie der letzten, samt den alten Preisen. Das geht gut, solange es wenige Offerten sind und eine einzige Person sie schreibt.

Rechnungssoftware mit Offertmodul. In der Schweiz gibt es mehrere günstige Lösungen. AbaNinja hat einen Gratisplan für einen Benutzer und bis zu 1’000 Dokumente im Jahr, Offerten und QR-Rechnungen inbegriffen; die bezahlten Pläne kosten CHF 21 und CHF 49 im Monat9. bexio beginnt bei CHF 35 im Monat mit jährlicher Abrechnung (CHF 45 bei monatlicher) für einen Benutzer, exkl. MWST; das Paket für fünf Benutzer kostet CHF 697. Cantia, gemacht für Handwerksbetriebe und Bauunternehmen, beginnt bei CHF 39 im Monat, mit Leistungskatalog, Ausmass und Unterschrift der Offerte, und lässt sich 14 Tage lang testen10. Der Gewinn liegt hier in der Ordnung: ein Katalog, eine Vorlage, die Rechnung ohne Abtippen. Einige Branchenlösungen bereiten die Offerte inzwischen auch aus dem Katalog vor, zum Prüfen vor dem Versand: Cantia schreibt das auf seiner Website10.

KI, die bei der Anfrage ansetzt. Das ist der Weg, der unter der Wasserlinie arbeitet: Die KI liest die Mail, die Sprachnachricht oder das PDF, wählt die Positionen aus deiner Preisliste und legt dir einen Entwurf zum Prüfen hin. Sie kostet mehr und braucht mehr Vorbereitung; mehr dazu zwei Abschnitte weiter unten.

Die Wege schliessen sich nicht aus. Du kannst die Rechnungssoftware für Rechnungen und Buchhaltung behalten und die KI nur für die Strecke zwischen Anfrage und Entwurf dazunehmen. Zur Wahl der Business-Software als Ganzes gibt es den Leitfaden Business-Software nach Mass oder Standard.

Die Preisliste: Ohne sie rettet dich kein Programm

Ob Offertmodul oder KI: Das Programm arbeitet mit dem, was du ihm gibst. Sind die Preise auf eine Excel-Datei von 2025, drei alte Offerten und das Gedächtnis des Inhabers verteilt, kopiert das Programm das Durcheinander einfach schneller. Die Preisliste ist die erste Arbeit, und sie lohnt sich auch dann, wenn du danach gar nichts kaufst.

1. Fang bei den verschickten Offerten an. Nimm die letzten 20 oder 30 und markiere die Positionen, die immer wieder vorkommen. Sie sind der Kern der Preisliste; Einzelfälle bleiben draussen.
2. Eine Position, ein Name. «Boiler 300 l» und nicht drei Varianten, jede anders geschrieben. Jede Position hat eine Einheit (Stück, Meter, Stunde, Pauschale) und einen Preis.
3. Ein Datum bei jedem Preis. So weisst du, welche Preise du prüfen musst, wenn der Lieferant seine Preise erhöht.
4. Aus Varianten werden Regeln. «Zuschlag Stockwerk ohne Lift», «Rabatt ab 10 Stück»: einmal aufgeschrieben, nicht jedes Mal aus dem Kopf.
5. Die Bedingungen als fester Text. Ausschlüsse, Termine, Zahlung und Gültigkeit der Offerte schreibst du nicht bei jeder Offerte neu von Hand.
6. Eine verantwortliche Person. Eine Person pflegt die Preise, die anderen verwenden sie. Eine Preisliste, für die niemand zuständig ist, veraltet still und leise.

Ein guter Test: Könnte ein Kollege eine Standardofferte schreiben, ohne dich etwas zu fragen? Wenn nicht, steckt die Preisliste noch in deinem Kopf, und dort kann sie kein Programm lesen.

Wann eine KI sinnvoll ist, die den Entwurf vorbereitet

Laut der AXA-Studie, die das KMU-Portal des Bundes aufgreift, hatten im Jahr 2025 bereits 34 % der Schweizer KMU KI in ihre Arbeit integriert, gegenüber 22 % im Vorjahr3. Sie nutzen sie vor allem zum Übersetzen und zum Schreiben.

Wofür Schweizer KMU KI nutzen (2025)

• Übersetzung52 %
• Korrespondenz47 %
• Automatisierung von Arbeitsschritten34 %
• Datenanalyse32 %
• Gezielte Werbung24 %
• Kundenbeziehungen20 %

Eine Mail mit einem KI-Chat zu schreiben, ist einfach. Eine Offerte nicht: Der Chat kennt deine Preise nicht und erfindet sie womöglich, wenn du danach fragst. Eine KI für Offerten ist für etwas anderes da: Sie arbeitet mit den echten Anfragen und mit deiner Preisliste, und sie hält an, wo sie nicht weiterweiss.

Vier Regeln trennen ein seriöses Werkzeug von einem Experiment:

• Es nimmt die Preise nur aus deiner Preisliste und meldet es, wenn eine Position fehlt, statt sie zu erfinden.
• Fehlt eine Angabe, etwa die Rohrlänge oder das Stockwerk, sagt es das und lässt den Entwurf offen.
• Keine Offerte geht hinaus, ohne dass ein Mensch sie freigegeben hat.
• Du kannst jede Zeile ändern, und es bleibt festgehalten, wer was geändert hat.

Es lohnt sich, wenn viele Anfragen in unterschiedlicher Form ankommen: Mails mit Anhängen, Sprachnachrichten, Fotos, Anrufe. Genau diesen Teil rührt ein Offertmodul nicht an. Mit einer sauberen Preisliste verschiebt sich die Zeit pro Offerte vom Schreiben zum Prüfen.

Die Anfragen enthalten allerdings Personendaten: Namen, Adressen, Fotos aus dem Zuhause. Der EDÖB erinnert daran, dass das Datenschutzgesetz, in Kraft seit dem 1. September 2023, direkt auf die Bearbeitung mit KI anwendbar ist, und verlangt Transparenz über Zweck, Funktionsweise und Datenquellen4. Gibst du die Arbeit einem Anbieter, musst du dich nach Art. 9 DSG vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann5. Dieselbe AXA-Studie zeigt, dass nur 34 % der KMU klare Regeln dazu haben, welche Daten in KI-Werkzeuge eingegeben werden dürfen; bei Firmen mit weniger als zehn Mitarbeitenden sind es 23 %3. Lass dir vor der Unterschrift schriftlich geben, wo die Daten liegen, wer sie sieht und ob sie zum Trainieren von Modellen dienen. Mehr dazu im Artikel über ChatGPT und das nDSG.

So arbeitet auch Digitam Quote, der Service, den wir für genau diesen Teil der Arbeit gebaut haben. Die Anfragen kommen per Mail, WhatsApp, PDF, Foto oder aus den Anrufen, die der KI-Telefonassistent entgegennimmt. Der Entwurf nutzt deinen Katalog und dein Design und geht erst hinaus, wenn du ihn freigibst. Die Kosten bestehen aus einer Einrichtung und einer Monatsgebühr, die wir nach einer Demo mit einer deiner echten Anfragen festlegen.

Wann es sich nicht lohnt

Es gibt auch eine Grenze, die kein Programm löst: Hängt die Offerte, weil dir der Lieferant den Materialpreis noch nicht genannt hat, ist das Schreiben nicht der Engpass. Da braucht es einen Anruf, keine Software.

Was du ab morgen tun kannst

Vier Schritte, bevor du irgendein Programm kaufst

1. ZählenNotiere einen Monat lang, wie viele Anfragen kommen, über welchen Kanal und wie viel Zeit dich jede kostet.
2. RechnenStunden pro Monat mal Stundenkosten: So weisst du, was das Problem wert ist und wie viel du sinnvollerweise ausgibst.
3. Preisliste ordnenDie wiederkehrenden Positionen, mit Name, Einheit, Preis und Datum der letzten Aktualisierung.
4. Mit echten Anfragen testenOb Software oder KI: Teste mit drei Anfragen vom letzten Monat, nicht mit dem Beispiel aus der Demo.

Ist das Problem nach der Rechnung ein paar Franken im Monat wert, nimm das einfachste Offertmodul und hak das Thema ab. Ist es Hunderte von Franken wert und kommen die Anfragen in allen möglichen Formen, schau dir an, wie Digitam Quote mit einer deiner Anfragen arbeitet: Buch eine Demo und bring die chaotischste Anfrage des Monats mit.

Quellen geprüft am 13. Oktober 2026.

Häufige Fragen

Kann ich eine Offerten-Software aus dem Ausland verwenden?

Um ein PDF zu gestalten, ja. Viele ausländische Programme sind aber für den Euro, die Mehrwertsteuer ihres Landes und die dortige E-Rechnung gebaut. In der Schweiz brauchst du Beträge in Franken, den Schweizer MWST-Satz (8,1 % beim Normalsatz) und, sobald aus der Offerte eine Rechnung wird, die QR-Rechnung. Kann das Programm das nicht, tippst du alles in der Rechnungssoftware nochmals ab, und der Vorteil ist weg.

Bewahrt mich eine Offerten-Software vor falschen Preisen?

Nur wenn die Preisliste darin aktuell ist. Das Programm übernimmt den Preis, den es im Katalog findet: Ist es der vom letzten Jahr, übernimmt es ihn ohne zu zögern. Deshalb braucht es eine verantwortliche Person für die Preise und ein Aktualisierungsdatum bei jeder Position, egal welches Programm du wählst.

Kann die KI die Offerte erstellen und sie selbst an die Kundschaft schicken?

Sollte sie nicht. Eine angenommene Offerte bindet dich an den Preis, also hat ein Mensch das letzte Wort. Ein seriöses Werkzeug erstellt den Entwurf mit den Positionen aus deiner Preisliste, meldet fehlende Angaben und wartet auf deine Freigabe, bevor irgendetwas verschickt wird.

Muss ich meine Business-Software wechseln, um KI für Offerten zu nutzen?

Nein. Die KI arbeitet auf der Strecke zwischen der Kundenanfrage und dem Entwurf: Die freigegebene Offerte kann danach in die Rechnungs- oder Business-Software gehen, die du schon nutzt. Frag den Anbieter vor dem Start, wie die Daten übergeben werden, damit du sie nicht abtippen musst.

Quellen

1. BFS: 2024 betrug der Medianlohn 7024 Franken brutto (25.11.2025, auf Italienisch). Monatlicher Bruttomedianlohn bei Vollzeit 2024: Schweiz CHF 7’024, Tessin CHF 5’708; im Tessin verdienen die bestbezahlten 10 % mehr als CHF 10’012.
2. BFS: Über acht Milliarden Arbeitsstunden im Jahr 2024 (22.05.2025, auf Italienisch). Vertragliche Arbeitszeit der Vollzeitangestellten 2024: 41 Stunden und 47 Minuten pro Woche.
3. KMU-Portal des Bundes (SECO): KI in Schweizer KMU auf dem Vormarsch (05.11.2025). AXA-Studie: Anteil der KMU, die KI integriert haben, von 22 % auf 34 % zwischen 2024 und 2025; wichtigste Anwendungen; nur 34 % haben Regeln dazu, welche Daten eingegeben werden dürfen (23 % bei weniger als zehn Mitarbeitenden).
4. EDÖB: Das geltende Datenschutzgesetz ist direkt auf KI anwendbar (08.05.2025, auf Italienisch). Das seit 1. September 2023 geltende DSG ist auf die Bearbeitung von Daten mit KI anwendbar; Transparenzpflichten zu Zweck, Funktionsweise und Datenquellen.
5. Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1), Art. 9. Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter: Der Verantwortliche muss sich vergewissern, dass der Auftragsbearbeiter die Datensicherheit gewährleistet.
6. ESTV: Mehrwertsteuersätze der Schweiz (auf Italienisch). Normalsatz 8,1 % seit 1. Januar 2024.
7. bexio: Pakete und Preise (auf Englisch). Basic CHF 35 im Monat bei jährlicher Abrechnung (CHF 45 bei monatlicher), 1 Benutzer; Optima CHF 69, 5 Benutzer; Preise exkl. MWST.
8. bexio: Auftragsabwicklung, von der Offerte zur Rechnung (auf Englisch). Angenommene Offerte mit einem Klick in einen Auftrag oder eine Rechnung umgewandelt; Vorlagen mit Logo, Schriften, Farben und Texten in mehreren Sprachen.
9. Swiss21: Preise von AbaNinja (auf Italienisch). Starter CHF 0 (1 Benutzer, 1’000 Dokumente im Jahr, Offerten und QR-Rechnungen inbegriffen), Basic CHF 21, Pro CHF 49 im Monat.
10. Cantia: Software für Handwerk und Bau-KMU (auf Italienisch). Ab CHF 39 im Monat, Leistungskatalog, Ausmass, Offerte und Unterschrift, 14 Tage Test, Daten in Zürich gehostet.

Geschrieben von Alessandro Scerpella. Quellen geprüft am 13. Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Beratung: Wenn dir eine Zahl nicht stimmig vorkommt, schreib uns an info@digitam.ch.