Programma per preventivi: Excel, gestionale o AI?

In breve

• Un programma per preventivi accorcia l'impaginazione. Leggere la richiesta, scegliere le voci e chiedere le misure mancanti restano a te.
• Con il salario mediano ticinese (CHF 5'708 al mese, UST), 30 ore di preventivi al mese valgono circa CHF 950 di solo stipendio lordo.
• In Svizzera un software di fatturazione con modulo offerte parte da CHF 0 (AbaNinja) o da CHF 35-39 al mese (bexio, Cantia).
• L'AI che prepara la bozza dalla richiesta conviene con molte richieste in formati diversi e un listino in ordine, e non deve mai inventare un prezzo.

Lunedì, 18:50, Bioggio. Davide ha un'impresa di impianti sanitari con sette persone e rientra in ufficio dopo l'ultimo cantiere. Nella posta lo aspettano nove richieste di preventivo. Un'amministrazione immobiliare manda un PDF: sostituire i miscelatori in dodici appartamenti. Una signora di Agno scrive su WhatsApp che il boiler perde, con un vocale di 42 secondi e una foto. Un architetto chiede un prezzo per due bagni, «capitolato in allegato». Il listino è un Excel del 2025 con tre fogli, il modello è un file Word che solo Davide sa impaginare. Prima di cena ne chiude due.

Su un sito ha visto la pubblicità di un programma per preventivi a pochi franchi al mese. La domanda che si fa è semplice: risolve il problema, o sposta lo stesso lavoro in un'altra finestra?

Davide è un esempio, ma la sera è quella di molti artigiani e PMI del Ticino. La risposta dipende da dove va il tuo tempo. Qui trovi cosa fa un programma per preventivi e cosa no, quanto costa in Svizzera, quanto costa il tempo che ci metti oggi e quando ha senso un'AI che parte dalla richiesta. Se cerchi invece cosa scrivere nel preventivo e cosa ti impegna secondo il Codice delle obbligazioni, c'è la guida su come fare un preventivo.

Cosa fa un programma per preventivi, e cosa non fa

Nella versione più comune, un programma per preventivi è un modulo dentro un software di fatturazione. Tieni lì clienti e articoli, scegli le righe e il programma calcola totali e IVA (in Svizzera l'aliquota normale è dell'8,1 % dal 1° gennaio 20246). Poi produce un PDF con il tuo logo. Quando il cliente accetta, lo trasformi in fattura senza ricopiare: bexio, per esempio, descrive la conversione di un'offerta accettata in ordine o fattura «con un clic», con modelli che usano logo, caratteri e colori tuoi e testi d'apertura in più lingue8.

È un passo avanti vero rispetto a Word: niente totali sbagliati, niente numeri di offerta doppi, niente «modello_def_2.docx». Ma guarda la sera di Davide. Il programma entra in gioco quando lui sa già cosa scrivere. Prima ci sono tre lavori che nessun modulo offerte fa al posto suo:

• leggere la richiesta: il PDF dell'amministrazione, il vocale, la foto, e capire cosa serve davvero;
• cercare i prezzi: quale articolo del listino, quale variante, se il prezzo del 2025 vale ancora;
• chiedere quello che manca: la misura, il piano, l'accesso, chi smaltisce il vecchio boiler.

Per questo succede di comprare un programma, usarlo qualche settimana e tornare a Word: il tempo risparmiato è quello dell'impaginazione, che era già la parte breve.

Quanto ti costa oggi un preventivo fatto a mano

Prima di confrontare abbonamenti, conviene sapere quanto costa il lavoro che vuoi accorciare. Il conto si fa in tre righe.

Il salario mediano lordo in Ticino nel 2024 era di CHF 5'708 al mese per un tempo pieno, contro CHF 7'024 della Svizzera intera1. Un dipendente a tempo pieno ha un orario contrattuale di 41 ore e 47 minuti alla settimana2, cioè circa 181 ore al mese. Fa circa CHF 31.50 all'ora, solo di stipendio lordo: senza oneri sociali, ufficio e computer.

Ora metti i tuoi numeri. Nell'esempio sono 20 richieste al mese e un'ora e mezza per ognuna, fra lettura, ricerca dei prezzi, domande al cliente e scrittura: 30 ore al mese, cioè circa CHF 950 al mese e CHF 11'350 all'anno di solo stipendio.

Tre cose che il conto non dice, e che di solito lo peggiorano:

• spesso i preventivi li fa il titolare o il capotecnico, la sera. In Ticino il 10 % dei salari più alti supera CHF 10'012 al mese1: se il preventivo lo scrivi tu, la tua ora vale più di 31.50;
• non tutti i preventivi diventano lavori, e il tempo speso su quelli persi non torna;
• mentre scrivi non sei in cantiere, non rispondi al telefono e non segui la squadra.

Il conto serve a una cosa sola: capire se il problema vale CHF 30 al mese o CHF 1'000. Nel primo caso basta un modulo offerte. Nel secondo conviene guardare anche la parte sott'acqua.

Le tre strade, con i prezzi svizzeri

Cercando «programma per preventivi» escono soprattutto programmi italiani, pensati per l'euro, l'IVA italiana e la fattura elettronica del Sistema di Interscambio. A te servono franchi, IVA svizzera e, quando il preventivo diventa fattura, la QR-fattura (ne parliamo nell'articolo su QR-fattura ed eBill). Per una PMI ticinese le strade realistiche sono tre.

Programma per preventivi: le tre strade

	Excel e Word	Software di fatturazione con offerte	AI che parte dalla richiesta
Esempi	i file che hai già	AbaNinja, bexio, Cantia (edilizia)	Digitam Quote o soluzioni su misura
Per partire	CHF 0	da CHF 0 a CHF 39 al mese	attivazione + canone, su offerta
Chi legge la richiesta	tu	tu	l'AI, poi tu controlli
Chi sceglie le righe	tu, copiando dal vecchio	tu, dal catalogo	l'AI dal tuo listino, tu correggi
Quando conviene	pochi preventivi, tutti diversi	tanti preventivi con voci ripetute	tante richieste, in formati diversi

Excel e Word. Costano zero e li sai usare. Il problema non è il programma: ogni preventivo nasce dalla copia del precedente, con dentro i prezzi vecchi. Regge finché i preventivi sono pochi e li fa una persona sola.

Software di fatturazione con modulo offerte. In Svizzera ce ne sono diversi a prezzi bassi. AbaNinja ha un piano gratuito con un utente e fino a 1'000 documenti all'anno, preventivi e QR-fatture compresi; i piani a pagamento costano CHF 21 e CHF 49 al mese9. bexio parte da CHF 35 al mese con fatturazione annuale (CHF 45 con quella mensile) per un utente, IVA esclusa; il pacchetto per cinque utenti costa CHF 697. Cantia, pensato per artigiani e imprese edili, parte da CHF 39 al mese con catalogo di prestazioni, computi metrici e firma del preventivo, e si prova per 14 giorni10. Il guadagno qui è l'ordine: un catalogo solo, un modello solo, il passaggio a fattura senza ricopiare. Alcuni software di settore cominciano anche a preparare l'offerta dal catalogo, da verificare prima dell'invio: Cantia lo scrive nella sua pagina10.

AI che parte dalla richiesta. È la strada che lavora sotto la linea dell'acqua: legge la mail, il vocale o il PDF, sceglie le voci dal tuo listino e ti lascia una bozza da controllare. Costa di più e chiede più preparazione; ne parliamo due sezioni più sotto.

Le strade non si escludono. Puoi tenere il software di fatturazione per fatture e contabilità e aggiungere l'AI solo nel tratto fra la richiesta e la bozza. Per la scelta del gestionale nel suo insieme c'è la guida gestionale su misura o standard.

Il listino: senza quello nessun programma ti salva

Che tu scelga un modulo offerte o un'AI, il programma lavora con quello che gli dai. Se i prezzi sono sparsi fra un Excel del 2025, tre preventivi vecchi e la memoria del titolare, il programma ricopierà il disordine più in fretta. Il listino è il primo lavoro, ed è utile anche se poi non compri niente.

1. Parti dai preventivi mandati. Prendi gli ultimi 20 o 30 e segna le voci che tornano. Quelle sono il cuore del listino; le voci uniche restano fuori.
2. Una voce, un nome. «Boiler 300 l» e non tre varianti scritte in modi diversi. Ogni voce ha un'unità (pezzo, metro, ora, forfait) e un prezzo.
3. Una data su ogni prezzo. Così sai quali prezzi controllare quando il fornitore aumenta il listino.
4. Le varianti diventano regole. «Sovrapprezzo piano senza ascensore», «sconto da 10 pezzi»: scritte una volta, non ricordate ogni volta.
5. Le condizioni in un testo fisso. Esclusioni, tempi, pagamento e validità dell'offerta non si riscrivono a mano a ogni preventivo.
6. Un responsabile. Una persona aggiorna i prezzi e le altre li usano. Un listino senza padrone invecchia in silenzio.

Un buon test: un collega riuscirebbe a fare un preventivo standard senza chiederti niente? Se la risposta è no, il listino è ancora nella tua testa, e nessun programma lo può leggere da lì.

Quando ha senso un'AI che prepara la bozza

Secondo lo studio AXA ripreso dal portale PMI della Confederazione, nel 2025 il 34 % delle PMI svizzere aveva integrato l'AI nel lavoro, contro il 22 % dell'anno prima3. La usano soprattutto per tradurre e per scrivere.

Per cosa usano l'AI le PMI svizzere (2025)

• Traduzione52 %
• Corrispondenza47 %
• Automazione di fasi di lavoro34 %
• Analisi dei dati32 %
• Pubblicità mirata24 %
• Relazioni con i clienti20 %

Scrivere una mail con una chat è facile. Un preventivo no: la chat non conosce i tuoi prezzi e, se glieli chiedi, può inventarli. Un'AI per preventivi serve a un'altra cosa: lavora sulle richieste vere, con il tuo listino, e si ferma dove non sa.

Le regole che separano uno strumento serio da un esperimento sono quattro:

• prende i prezzi solo dal tuo listino e, se una voce non c'è, lo segnala invece di inventarla;
• se manca un dato, come la lunghezza del tubo o il piano, lo dice e lascia la bozza aperta;
• nessun preventivo parte senza che una persona lo approvi;
• puoi cambiare ogni riga, e resta scritto chi ha cambiato cosa.

Conviene quando le richieste sono tante e arrivano in forme diverse: mail con allegati, vocali, foto, telefonate. È la parte che un modulo offerte non tocca. Con un listino in ordine, il tempo per preventivo si sposta dalla scrittura al controllo.

Le richieste però contengono dati personali: nomi, indirizzi, foto di casa. L'IFPDT ricorda che la legge sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° settembre 2023, si applica direttamente al trattamento con l'AI, e chiede trasparenza su scopo, funzionamento e fonti dei dati4. Se affidi il lavoro a un fornitore, l'art. 9 LPD ti chiede di assicurarti che sia in grado di garantire la sicurezza dei dati5. Lo stesso studio AXA dice che solo il 34 % delle PMI ha regole chiare su quali dati si possono inserire negli strumenti di AI, e il 23 % fra quelle con meno di dieci dipendenti3. Prima di firmare chiedi per iscritto dove stanno i dati, chi li vede e se servono ad addestrare modelli. Più dettagli nell'articolo su ChatGPT e nLPD.

È anche il modo in cui funziona Digitam Quote, il servizio che abbiamo costruito per questo tratto di lavoro. Le richieste arrivano da mail, WhatsApp, PDF, foto o dalle telefonate raccolte dall'assistente telefonico AI. La bozza usa il tuo catalogo e la tua grafica, e parte solo quando la approvi. Il costo è un'attivazione più un canone mensile, che definiamo dopo una demo su una tua richiesta vera.

Quando non conviene

C'è anche un limite che nessun programma risolve: se il preventivo è fermo perché il fornitore non ti ha ancora dato il prezzo del materiale, il collo di bottiglia non è la scrittura. Lì serve una telefonata, non un software.

Cosa fare da domani

Quattro mosse prima di comprare qualunque programma

1. ContaPer un mese segna quante richieste arrivano, da quale canale e quanto tempo ti prende ognuna.
2. Fai il contoOre al mese per il costo orario: sai quanto vale il problema e quanto ha senso spendere.
3. Ordina il listinoLe voci che tornano, con nome, unità, prezzo e data di aggiornamento.
4. Prova con richieste vereChe sia un software o un'AI, fai la prova con tre richieste del mese scorso, non con l'esempio della demo.

Se dopo il conto il problema vale qualche franco al mese, scegli il modulo offerte più semplice e chiudi la questione. Se vale centinaia di franchi e le richieste arrivano in mille forme, guarda come lavora Digitam Quote su una tua richiesta: prenota una demo e portaci quella più disordinata del mese.

Fonti verificate il 13 ottobre 2026.

Domande frequenti

Posso usare un programma per preventivi italiano?

Per impaginare un PDF sì, ma molti programmi italiani sono costruiti per l'euro, l'IVA italiana e la fattura elettronica del Sistema di Interscambio. In Svizzera ti servono importi in franchi, l'aliquota IVA svizzera (8,1 % quella normale) e, quando il preventivo diventa fattura, la QR-fattura. Se il programma non li gestisce, ricopierai tutto nel software di fatturazione e perderai il vantaggio.

Un programma per preventivi mi evita gli errori sui prezzi?

Solo se il listino dentro è aggiornato. Il programma ripete il prezzo che trova nel catalogo: se è quello dell'anno scorso, lo ripete senza dubbi. Per questo serve un responsabile dei prezzi e una data di aggiornamento su ogni voce, qualunque programma tu scelga.

L'AI può fare il preventivo e mandarlo da sola al cliente?

Non dovrebbe. Un preventivo accettato ti impegna sul prezzo, quindi l'ultima parola spetta a una persona. Uno strumento serio prepara la bozza con le voci del tuo listino, segnala i dati mancanti e aspetta la tua approvazione prima di qualunque invio.

Devo cambiare gestionale per usare l'AI sui preventivi?

No. L'AI lavora nel tratto fra la richiesta del cliente e la bozza: il preventivo approvato può poi passare al software di fatturazione o al gestionale che usi già. Prima di partire chiedi al fornitore come avviene il passaggio dei dati, per non doverli ricopiare.

Fonti

1. UST – Nel 2024 il salario mediano ammontava a 7024 franchi lordi (25.11.2025). Salario mediano lordo a tempo pieno 2024: Svizzera CHF 7'024, Ticino CHF 5'708; in Ticino il 10 % più pagato supera CHF 10'012.
2. UST – Oltre otto miliardi di ore lavorate nel 2024 (22.05.2025). Durata contrattuale del lavoro dei dipendenti a tempo pieno nel 2024: 41 ore e 47 minuti alla settimana.
3. Portale PMI della Confederazione (SECO) – KI in Schweizer KMU auf dem Vormarsch (05.11.2025). Studio AXA: PMI che hanno integrato l'AI dal 22 % al 34 % fra 2024 e 2025; usi principali; solo il 34 % ha regole sui dati da inserire (23 % sotto i dieci dipendenti).
4. IFPDT – L'attuale legge sulla protezione dei dati è direttamente applicabile all'IA (08.05.2025). La LPD in vigore dal 1° settembre 2023 si applica al trattamento di dati con l'AI; obblighi di trasparenza su scopo, funzionamento e fonti dei dati.
5. Legge federale sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1), art. 9. Trattamento affidato a un responsabile: il titolare deve assicurarsi che il responsabile garantisca la sicurezza dei dati.
6. AFC – Aliquote IVA svizzere. Aliquota normale 8,1 % dal 1° gennaio 2024.
7. bexio – Packages and prices. Basic CHF 35 al mese con fatturazione annuale (CHF 45 mensile), 1 utente; Optima CHF 69, 5 utenti; prezzi IVA esclusa.
8. bexio – Order processing: from offer to invoice. Offerta accettata convertita in ordine o fattura con un clic; modelli con logo, caratteri, colori e testi in più lingue.
9. Swiss21 – Prezzi di AbaNinja. Starter CHF 0 (1 utente, 1'000 documenti all'anno, preventivi e QR-fatture compresi), Basic CHF 21, Pro CHF 49 al mese.
10. Cantia – Software per artigiani e PMI edili. Da CHF 39 al mese, catalogo di prestazioni, computi metrici, preventivo e firma, 14 giorni di prova, dati ospitati a Zurigo.

Scritto da Alessandro Scerpella. Fonti verificate il 13 ottobre 2026. Questo articolo non è una consulenza: se trovi un dato che non torna, scrivici a info@digitam.ch.