Gestionale su misura o standard? Come scegliere nel 2026.

In breve

• Le strade sono quattro: tenere Excel, un gestionale standard, l’AI nel gestionale che hai già, un gestionale su misura. Tenere quello che hai è una scelta seria.
• Per le aziende svizzere il primo freno all’AI sono i dati sparsi e di scarsa qualità.
• Fra gli utenti di gestionali in Germania, Austria e Svizzera, il 57% considera l’AI molto importante, ma solo l’1,8% la usa in modo ampio o regolare.
• Prima di firmare, fatti dire per iscritto di chi sono il codice e i dati.

In una falegnameria di sei persone, per esempio, le commesse stanno in un file Excel, i preventivi in Word, le ore su un quaderno appeso in officina. Tutto funziona, perché in ufficio c’è Paola, che sa dov’è ogni cosa. Poi Paola si ammala per tre settimane, e il titolare si chiede per la prima volta se sia ora di un gestionale standard o di un gestionale su misura.

Le strade in realtà sono quattro, e una è non cambiare niente.

Quando Excel non basta più: i segnali

Excel non è il nemico. Per un’azienda di tre persone con pochi clienti fissi, un foglio tenuto bene è spesso la scelta giusta. Diventa un problema quando succedono cose come queste:

• le stesse informazioni si scrivono due o tre volte: nel preventivo, nella commessa, nella fattura;
• solo una persona sa dov’è tutto e, quando manca, l’ufficio rallenta;
• per una domanda semplice, come «quanto abbiamo fatturato a questo cliente quest’anno?», serve mezz’ora;
• esistono tre versioni dello stesso file, e nessuno è sicuro di quale sia l’ultima;
• il programma che usi ti obbliga a lavorare come vuole lui, e la squadra gli gira intorno con fogli a parte.

Se ti riconosci in due o più punti, conviene guardare le alternative. Se non ti riconosci in nessuno, puoi fermarti qui.

Per avere un ordine di grandezza bisogna guardare oltre confine. Nell’Unione europea, nel 2025, usava un gestionale integrato (ERP) il 41% delle imprese da 10 a 49 addetti, contro l’89% delle grandi1. La Svizzera non è nel conteggio, e nemmeno le aziende con meno di dieci persone, che da noi sono l’89,8% del totale2. Nella nostra esperienza, in molte di queste il gestionale è un insieme di fogli Excel, email e quaderni.

Quattro strade, non due

Di solito la scelta viene presentata come «standard o su misura». Nella pratica le strade sono quattro.

Le quattro strade a confronto

Strada	Quando conviene	Il lavoro ripetitivo	Costi e codice
Excel e carta	Poche persone, pochi clienti, nessuno ricopia niente	Lo fai tu	Il tempo delle persone
Gestionale standard	Il tuo lavoro somiglia a quello di tante aziende del settore	Lo fai tu, con qualche aiuto	Licenze o abbonamento, moduli, collegamenti. Il codice è del fornitore
L’AI nel gestionale che hai	Il gestionale funziona e la squadra lo sa usare	L’AI prepara, tu approvi	Il gestionale di prima, più l’automazione. Il gestionale resta del fornitore
Gestionale su misura	Lavori fra Excel, carta e programmi che non si parlano	Il gestionale prepara, con l’AI se serve, e tu approvi	La manutenzione e, se c’è, un canone. Il codice è tuo, se il contratto lo dice

Tenere quello che hai

È la strada che nessuno ti vende, perché non si fattura. A volte basta mettere ordine: un file solo al posto di tre, una cartella condivisa, una regola chiara su chi aggiorna cosa.

Un gestionale standard

Un programma pronto, con una licenza o un abbonamento. Si parte in fretta e con una spesa iniziale bassa. Il rischio è adattare l’azienda al programma, invece del contrario.

L’AI nel gestionale che hai

Se il gestionale funziona, lo tieni e ci metti dentro l’AI: legge email e PDF, compila le schede, segnala quello che non torna. Può essere bexio, Odoo, FileMaker o anche solo Excel. Nessuno impara un programma nuovo, ed è la strada più veloce.

Un gestionale su misura

Si costruisce sul modo in cui lavori, con le schermate che ti servono e i nomi che usate in azienda. Conviene anche quando il tuo lavoro segue regole che conosci solo tu. Non si fa tutto insieme: si parte dal modulo che pesa di più e si allarga quando serve.

Il costo che non si vede nel preventivo

Da oltre vent’anni la società tedesca Trovarit chiede, ogni due anni, agli utenti di valutare il proprio gestionale. L’indagine pubblicata a settembre 2026 ha raccolto 1’538 valutazioni, da aziende in Germania, Austria e Svizzera. Gli utenti restano soddisfatti, un po’ meno che nel 2024. Fra i problemi di tutti i giorni vengono prima i costi correnti (23%), poi i collegamenti con gli altri programmi (19%)3.

Sono proprio i costi che nel preventivo non si vedono. Prima di scegliere, mettili in fila:

• licenze o abbonamento per tutti gli utenti e i moduli che ti servono davvero;
• il passaggio dei dati dal sistema di oggi, e chi lo fa;
• i collegamenti con contabilità, e-banking, email e sito;
• le ore per imparare il programma, moltiplicate per le persone;
• ogni modifica futura: chi la fa e a che prezzo;
• le ore che la squadra passerà ancora a ricopiare dati.

Poi somma tutto su cinque anni, non sul primo. Un gestionale che costa poco all’inizio e ti lascia ricopiare dati per cinque anni non è economico.

L’AI nel gestionale: se ne parla molto, si usa poco

La stessa indagine lo riassume in due numeri.

Gli altri stanno a guardare: circa il 41% delle aziende si sta ancora informando, il 10% sta preparando un progetto concreto, il 27% non ha piani3.

Il freno non è la tecnologia. A maggio 2026 EY ha chiesto a 604 persone di aziende svizzere cosa frena l’AI: al primo posto ci sono i dati di scarsa qualità e sparsi in posti diversi (20%), poi la sicurezza e la protezione dei dati (19%), poi la mancanza di specialisti (18%)4. Il campione pende verso le grandi aziende (più della metà delle persone intervistate lavora in aziende con oltre 1’000 dipendenti), ma in una PMI il problema dei dati sparsi si vede ogni giorno.

L’AI lavora bene quando i dati stanno in un posto solo. Prima si mette ordine, poi si automatizza.

In concreto, l’AI dentro un gestionale legge un ordine arrivato per email e lo trasforma in righe con i codici del listino. Prepara il riordino quando una scorta scende sotto la soglia. Risponde a una domanda come «quali ordini sono in ritardo?» e ti mostra da dove ha preso i dati. Prepara, e una persona approva. Per scegliere il primo lavoro da affidarle, usa il test delle tre domande della guida sulle automazioni AI per PMI.

Gestionale su misura: di chi sono il codice e i dati

Qualunque strada tu scelga, i dati restano tuoi, e con loro la responsabilità.

• Dieci anni. Libri e documenti contabili si conservano per dieci anni. Possono stare in formato elettronico, se restano coerenti con le operazioni e leggibili in ogni momento (Codice delle obbligazioni, art. 958f)5. Se fra tre anni cambi programma, i dati di oggi devi poterli ancora aprire.
• Il fornitore che tratta i dati per te. Per la nuova legge sulla protezione dei dati (nLPD), chi tratta dati personali per conto tuo, come il fornitore del gestionale in cloud, va legato da un contratto, deve garantire la sicurezza dei dati e può passare il lavoro ad altri solo con la tua autorizzazione (art. 9)6.
• La multa è personale. Chi affida intenzionalmente dati a un fornitore senza queste condizioni rischia una multa fino a CHF 250’000, a querela di parte (art. 61)6. Di regola colpisce la persona responsabile, non l’azienda.

Non è una consulenza legale: per il tuo caso, chiedi al tuo fiduciario o a un avvocato.

Poi c’è il codice. Con un gestionale standard è del fornitore, ed è normale. Con un gestionale su misura chiedi per iscritto di chi è. Da noi resta tuo: se un giorno vuoi farlo seguire da qualcun altro, puoi.

Due gestionali veri: Vini Rovio e Officine Cameroni

Officine Cameroni: i cantieri, senza AI

Officine Cameroni, a Barbengo, lavora su più cantieri in parallelo. La pianificazione stava in Excel, e ogni cambiamento andava ricalcolato a mano. Il gestionale che abbiamo consegnato mette le ore di ogni cantiere accanto a quelle disponibili, per operai fissi, squadre esterne e occasionali, per settimana, mese e anno. Una settimana troppo piena si vede subito, anche dopo un imprevisto, e il gestionale suggerisce come ripianificare il lavoro; cosa spostare lo decide chi pianifica.

Qui l’AI non c’è, e non serviva: bastavano i conti fatti bene e i dati in un posto solo. È la prova che non tutto deve avere l’AI.

Vini Rovio: tutto in un pannello

Alla cantina Vini Rovio vendite, degustazioni, eventi, diario e catalogo andavano ognuno per conto suo. Oggi il sito in quattro lingue, lo shop e la gestione stanno in un pannello solo. Le degustazioni si prenotano dal calendario dei posti liberi, la cantina conferma e l’email parte nella lingua del cliente. Per cambiare qualcosa, nessuno deve chiamare uno sviluppatore.

Li trovi raccontati, con le schermate, nella pagina dei nostri lavori.

Se non sai quale delle quattro strade fa per te, parti dai tuoi fogli. In una consulenza gratuita di 30 minuti, in azienda se sei in Ticino oppure online, guardiamo come lavorate e ti diciamo quale strada conviene. Anche quando è tenere quello che hai.

Fonti

1. Larger enterprises used more e-business apps in 2025. Eurostat, 20 maggio 2026. Imprese dell’UE con almeno 10 addetti.
2. Schweizer KMU: Eine Analyse der aktuellen Zahlen, Ausgabe 2026. OBT e Università di San Gallo (KMU-HSG), 2026. Dati UST STATENT 2023, provvisori.
3. Studie ERP in der Praxis 2026/27: ERP-Anwender bleiben zufrieden, doch die Kritik wird lauter. Comunicato di Trovarit AG, ripreso da itiko.de, 21 settembre 2026. 1’538 installazioni valutate in Germania, Austria e Svizzera.
4. Künstliche Intelligenz in Schweizer Unternehmen breit etabliert, doch viele stehen noch am Anfang der Skalierung. EY Svizzera, sondaggio su 604 intervistati, 27 maggio 2026.
5. Codice delle obbligazioni (CO), RS 220. Fedlex. Art. 958f, tenuta e conservazione dei libri.
6. Legge federale sulla protezione dei dati (LPD), RS 235.1. Fedlex, in vigore dal 1° settembre 2023. Art. 9 e 61.

Scritto da Alexandru Ciobanu. Fonti verificate il 22 settembre 2026. Se trovi un dato che non torna, scrivici a info@digitam.ch.