Business-Software nach Mass oder Standard? So wählst du 2026 richtig.

Kurz gesagt

• Es gibt vier Wege: bei Excel bleiben, eine Standardsoftware, KI in der Software, die du schon hast, oder eine Business-Software nach Mass. Zu behalten, was du hast, ist eine ernsthafte Option.
• In Schweizer Unternehmen bremsen vor allem verstreute Daten von schlechter Qualität den Einsatz von KI.
• Unter den Anwendern von Business-Software in Deutschland, Österreich und der Schweiz halten 57% KI für sehr wichtig, aber nur 1,8% nutzen sie umfassend oder regelmässig.
• Lass dir vor der Unterschrift schriftlich bestätigen, wem der Code und die Daten gehören.

In einer Schreinerei mit sechs Leuten zum Beispiel stehen die Aufträge in einer Excel-Datei, die Offerten in Word und die Stunden in einem Heft, das in der Werkstatt hängt. Alles funktioniert, weil im Büro Paola sitzt, die weiss, wo alles ist. Dann ist Paola drei Wochen krank, und der Inhaber fragt sich zum ersten Mal, ob es Zeit für eine Standardsoftware oder für eine Business-Software nach Mass ist.

Dabei gibt es eigentlich vier Wege, und einer davon heisst: nichts ändern.

Wenn Excel nicht mehr reicht: die Anzeichen

Excel ist nicht der Feind. Für ein Unternehmen mit drei Leuten und wenigen Stammkunden ist eine gut geführte Tabelle oft die richtige Wahl. Zum Problem wird es, wenn Dinge wie diese passieren:

• dieselben Informationen werden zwei- oder dreimal erfasst: in der Offerte, im Auftrag, in der Rechnung;
• nur eine Person weiss, wo alles ist, und wenn sie fehlt, läuft im Büro alles langsamer;
• für eine einfache Frage wie «Wie viel haben wir diesem Kunden dieses Jahr verrechnet?» braucht es eine halbe Stunde;
• es gibt drei Versionen derselben Datei, und niemand weiss sicher, welche die neueste ist;
• dein Programm zwingt dich, so zu arbeiten, wie es will, und das Team behilft sich daneben mit eigenen Tabellen.

Wenn du dich in zwei oder mehr Punkten wiedererkennst, lohnt sich ein Blick auf die Alternativen. Wenn keiner zutrifft, kannst du hier aufhören zu lesen.

Um die Grössenordnung abzuschätzen, muss man über die Grenze schauen. In der Europäischen Union setzten 2025 von den Unternehmen mit 10 bis 49 Beschäftigten 41% eine integrierte Business-Software (ERP) ein, bei den Grossunternehmen waren es 89%1. Die Schweiz ist darin nicht erfasst, ebenso wenig die Unternehmen mit weniger als zehn Leuten, die bei uns 89,8% aller Unternehmen ausmachen2. Unserer Erfahrung nach besteht die Business-Software bei vielen davon aus Excel-Tabellen, E-Mails und Notizheften.

Vier Wege, nicht zwei

Meist wird die Wahl als «Standard oder nach Mass» dargestellt. In der Praxis gibt es vier Wege.

Die vier Wege im Vergleich

Weg	Wann es sich lohnt	Die Routinearbeit	Kosten und Code
Excel und Papier	Wenige Leute, wenige Kunden, niemand tippt etwas ab	Machst du selbst	Die Zeit deiner Leute
Standardsoftware	Deine Arbeit gleicht der vieler Unternehmen deiner Branche	Machst du selbst, mit etwas Unterstützung	Lizenzen oder Abo, Module, Schnittstellen. Der Code gehört dem Anbieter
KI in deiner Software	Die Software funktioniert und das Team kann damit umgehen	Die KI bereitet vor, du gibst frei	Die bisherige Software plus die Automatisierung. Die Software gehört weiterhin dem Anbieter
Business-Software nach Mass	Du jonglierst zwischen Excel, Papier und Programmen, die nicht miteinander reden	Die Software bereitet vor, bei Bedarf mit KI, und du gibst frei	Die Wartung und, falls vorgesehen, eine laufende Gebühr. Der Code gehört dir, wenn es im Vertrag steht

Behalten, was du hast

Diesen Weg verkauft dir niemand, weil sich damit nichts verrechnen lässt. Manchmal genügt es, Ordnung zu schaffen: eine Datei statt drei, ein gemeinsamer Ordner, eine klare Regel, wer was aktualisiert.

Eine Standardsoftware

Ein fertiges Programm mit Lizenz oder Abo. Du startest schnell und mit geringen Anfangskosten. Das Risiko: Du passt dein Unternehmen dem Programm an statt umgekehrt.

KI in deiner Software

Wenn deine Software funktioniert, behältst du sie und baust KI ein: Sie liest E-Mails und PDFs, füllt Datensätze aus und meldet, was nicht stimmt. Das kann bexio sein, Odoo, FileMaker oder auch nur Excel. Niemand muss ein neues Programm lernen, und es ist der schnellste Weg.

Eine Business-Software nach Mass

Sie wird nach deiner Arbeitsweise gebaut, mit den Ansichten, die du brauchst, und den Begriffen, die ihr im Betrieb verwendet. Sie lohnt sich auch, wenn deine Arbeit Regeln folgt, die nur du kennst. Gebaut wird nicht alles auf einmal: Man startet mit dem Modul, bei dem der Schuh am meisten drückt, und erweitert, wenn es nötig ist.

Die Kosten, die in keiner Offerte stehen

Seit über zwanzig Jahren lässt das deutsche Unternehmen Trovarit alle zwei Jahre Anwender ihre Business-Software bewerten. Die im September 2026 veröffentlichte Studie umfasst 1’538 Bewertungen von Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Anwender sind weiterhin zufrieden, wenn auch etwas weniger als 2024. Bei den Problemen im Alltag stehen die laufenden Kosten an erster Stelle (23%), danach die Schnittstellen zu anderen Programmen (19%)3.

Genau diese Kosten sieht man in der Offerte nicht. Bevor du dich entscheidest, stell sie zusammen:

• Lizenzen oder Abo für alle Benutzer und die Module, die du wirklich brauchst;
• die Übernahme der Daten aus dem heutigen System, und wer sie macht;
• die Schnittstellen zu Buchhaltung, E-Banking, E-Mail und Website;
• die Stunden, um das Programm zu lernen, mal die Anzahl Personen;
• jede künftige Anpassung: wer sie macht und zu welchem Preis;
• die Stunden, die das Team weiterhin mit Abtippen verbringt.

Dann rechne alles über fünf Jahre zusammen, nicht nur über das erste. Eine Software, die am Anfang wenig kostet und dich fünf Jahre lang Daten abtippen lässt, ist nicht günstig.

KI in Business-Software: oft diskutiert, selten genutzt

Dieselbe Studie fasst es in zwei Zahlen zusammen.

Der Rest wartet ab: Rund 41% der Unternehmen informieren sich noch, 10% bereiten ein konkretes Projekt vor, 27% haben keine Pläne3.

Die Bremse ist nicht die Technik. Im Mai 2026 hat EY 604 Personen aus Schweizer Unternehmen gefragt, was KI ausbremst: An erster Stelle stehen Daten von schlechter Qualität, die an verschiedenen Orten verstreut sind (20%), dann Sicherheit und Datenschutz (19%), dann fehlende Fachleute (18%)4. Die Stichprobe ist von grossen Unternehmen geprägt (mehr als die Hälfte der Befragten arbeitet in Unternehmen mit über 1’000 Mitarbeitenden), aber in einem KMU zeigt sich das Problem verstreuter Daten jeden Tag.

KI arbeitet gut, wenn die Daten an einem Ort liegen. Erst Ordnung schaffen, dann automatisieren.

Konkret liest die KI in einer Business-Software eine per E-Mail eingegangene Bestellung und macht daraus Positionen mit den Artikelnummern aus der Preisliste. Sie bereitet die Nachbestellung vor, wenn ein Lagerbestand unter das Minimum fällt. Sie beantwortet eine Frage wie «Welche Bestellungen sind im Verzug?» und zeigt dir, woher sie die Daten hat. Sie bereitet vor, ein Mensch gibt frei. Um die erste Aufgabe für sie auszuwählen, nutze den Test mit den drei Fragen aus dem Ratgeber zur KI-Automatisierung für KMU.

Business-Software nach Mass: wem Code und Daten gehören

Egal, welchen Weg du wählst: Die Daten gehören dir, und mit ihnen die Verantwortung.

• Zehn Jahre. Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Sie dürfen elektronisch vorliegen, wenn sie mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit lesbar gemacht werden können (Obligationenrecht, Art. 958f)5. Wenn du in drei Jahren das Programm wechselst, musst du die heutigen Daten immer noch öffnen können.
• Der Anbieter, der Daten für dich bearbeitet. Nach dem neuen Datenschutzgesetz (nDSG) muss, wer in deinem Auftrag Personendaten bearbeitet, etwa der Anbieter deiner Cloud-Software, vertraglich gebunden sein und die Datensicherheit gewährleisten. Er darf die Arbeit nur mit deiner vorgängigen Genehmigung an Dritte weitergeben (Art. 9)6.
• Die Busse ist persönlich. Wer vorsätzlich Daten einem Anbieter überlässt, ohne dass diese Voraussetzungen erfüllt sind, riskiert auf Antrag eine Busse bis CHF 250’000 (Art. 61)6. In der Regel trifft sie die verantwortliche Person, nicht das Unternehmen.

Das ist keine Rechtsberatung: Für deinen konkreten Fall frag dein Treuhandbüro oder eine Anwaltskanzlei.

Dann ist da noch der Code. Bei einer Standardsoftware gehört er dem Anbieter, und das ist normal. Bei einer Business-Software nach Mass lass dir schriftlich bestätigen, wem er gehört. Bei uns gehört er dir: Wenn du ihn eines Tages von jemand anderem betreuen lassen willst, kannst du das.

Zwei Beispiele aus der Praxis: Vini Rovio und Officine Cameroni

Officine Cameroni: die Baustellen, ohne KI

Officine Cameroni in Barbengo arbeitet auf mehreren Baustellen gleichzeitig. Die Planung lief über Excel, und jede Änderung musste von Hand neu berechnet werden. Die Business-Software, die wir geliefert haben, stellt die Stunden jeder Baustelle den verfügbaren Stunden gegenüber, für Festangestellte, externe Teams und Aushilfen, pro Woche, Monat und Jahr. Eine überlastete Woche sieht man sofort, auch wenn etwas Unvorhergesehenes passiert, und die Software schlägt vor, wie die Arbeit neu geplant werden kann; was verschoben wird, entscheidet die Person, die plant.

Hier gibt es keine KI, und es brauchte auch keine: Es reichten saubere Berechnungen und Daten an einem Ort. Der Beweis, dass nicht alles KI braucht.

Vini Rovio: alles in einem Dashboard

Beim Weingut Vini Rovio waren Verkauf, Degustationen, Events, Tagebuch und Katalog jeweils getrennt organisiert. Heute laufen die Website in vier Sprachen, der Shop und die Verwaltung über ein einziges Dashboard. Degustationen werden über den Kalender mit den freien Plätzen gebucht, das Weingut bestätigt, und die E-Mail geht in der Sprache des Kunden raus. Um etwas zu ändern, muss niemand einen Entwickler anrufen.

Beide Projekte findest du mit Screenshots bei unseren Automatisierungsprojekten.

Wenn du nicht weisst, welcher der vier Wege zu dir passt, fang bei deinen Tabellen an. In einer kostenlosen Beratung von 30 Minuten (bei dir vor Ort, wenn du im Tessin bist, oder online) schauen wir uns an, wie ihr arbeitet, und sagen dir, welcher Weg sich lohnt. Auch wenn das heisst, zu behalten, was du hast.

Quellen

1. Larger enterprises used more e-business apps in 2025 (auf Englisch). Eurostat, 20. Mai 2026. EU-Unternehmen mit mindestens 10 Beschäftigten.
2. Schweizer KMU: Eine Analyse der aktuellen Zahlen, Ausgabe 2026. OBT und Universität St. Gallen (KMU-HSG), 2026. Provisorische Daten BFS STATENT 2023.
3. Studie ERP in der Praxis 2026/27: ERP-Anwender bleiben zufrieden, doch die Kritik wird lauter. Medienmitteilung der Trovarit AG, veröffentlicht auf itiko.de, 21. September 2026. 1’538 bewertete Installationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
4. Künstliche Intelligenz in Schweizer Unternehmen breit etabliert, doch viele stehen noch am Anfang der Skalierung. EY Schweiz, Umfrage unter 604 Befragten, 27. Mai 2026.
5. Obligationenrecht (OR), SR 220. Fedlex. Art. 958f, Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher.
6. Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1. Fedlex, in Kraft seit 1. September 2023. Art. 9 und 61.

Geschrieben von Alexandru Ciobanu. Quellen geprüft am 22. September 2026. Wenn dir eine Zahl falsch vorkommt, schreib uns an info@digitam.ch.