Offerte schreiben: Leitfaden für Schweizer Handwerksbetriebe und KMU.

Kurz gesagt

• Eine vollständige Offerte sagt, was du machst, was es kostet, ob die MWST inbegriffen ist, wie lange sie gilt und was nicht inbegriffen ist.
• Beim Festpreis bleibt der Preis, auch wenn dich die Arbeit mehr kostet. Überschreitest du einen Richtpreis massiv, kann der Kunde vom Vertrag zurücktreten.
• Mit einer schriftlichen Frist bist du bis zu diesem Tag an die Offerte gebunden. Ohne Frist entscheidet das Gesetz.
• Die Zeit geht beim Suchen von Preisliste, Konditionen und alten Offerten verloren. Diesen Teil kann eine Automatisierung vorbereiten, ohne Preise zu erfinden.

Es ist sieben Uhr abends, als bei einer Metallbaufirma eine E-Mail eingeht: Geländer für 14 Balkone, rund 42 Meter, 100 cm hoch, verzinkt, in Anthrazit, inklusive Montage. Wer die Offerten macht, ist noch auf der Baustelle. Die Preisliste steckt in einer Excel-Datei, die Konditionen in einem Word-Dokument, eine ähnliche Offerte vom letzten Jahr irgendwo in einem Ordner. Eine Offerte schreiben heisst hier drei Dinge: sie vollständig machen, wissen, woran sie dich bindet, und sie vor den anderen verschicken.

Die Metallbaufirma ist ein Beispiel, dasselbe wie auf der Seite von Digitam Quote. Die Regeln dagegen sind echt, und sie gelten genauso für die Schreinerei, den Elektriker, das Reinigungsunternehmen und alle, die Teile nach Zeichnung fertigen.

Offerte schreiben: Diese Angaben braucht es

Eine gute Offerte ist in einer Minute gelesen und lässt keine Fragen offen. Diese Angaben dürfen nicht fehlen.

• Von wem, an wen. Deine Firma mit Adresse und MWST-Nummer (wenn du eingetragen bist), der Kunde, das Datum und eine Offertnummer.
• Was du machst, genau beschrieben. «Geländer aus feuerverzinktem Stahl, Höhe 100 cm, lackiert in RAL 7016» ist eine Beschreibung. «Geländer wie besprochen» ist keine.
• Menge und Einheit. Meter, Stück, Stunden, pauschal: Der Kunde muss nachrechnen können.
• Preise. Einzel- und Gesamtpreis, Rabatte auf einer eigenen Zeile, damit man sie sieht.
• MWST. Satz und Betrag, oder «inkl. MWST» mit dem Satz.
• Art des Preises. Festpreis, Richtpreis oder nach Aufwand. Das macht einen grossen Unterschied, mehr dazu weiter unten.
• Gültigkeit. Bis wann die Offerte gilt.
• Zahlung und Termine. Anzahlungen, Zahlungsfristen, Liefer- oder Montagetermin.
• Was nicht inbegriffen ist. Maurerarbeiten, Entsorgung, Gerüst, eine zweite Besichtigung vor Ort. Diese Zeile erspart dir später die meisten Diskussionen.

Bei der MWST gibt es eine Regel, die du kennen solltest. Wer weniger als CHF 100’000 Umsatz im Jahr macht, ist von der Steuerpflicht befreit, ausser er verzichtet freiwillig auf die Befreiung. Und wer nicht im MWST-Register eingetragen ist, darf auf seinen Rechnungen keine MWST ausweisen: Tut er es trotzdem, muss er sie unter Umständen der ESTV abliefern3. Die Offerte von heute ist die Rechnung von morgen: Sorg dafür, dass beide zusammenpassen.

Festpreis oder Richtpreis: was das Gesetz sagt

Wenn du für einen Kunden ein Werk ausführst (ein Geländer montieren, ein Bad erneuern, einen Einbauschrank nach Mass bauen), spricht das Obligationenrecht vom Werkvertrag: Du stellst das Werk her, der Kunde leistet dafür eine Vergütung4. Wie du den Preis festgelegt hast, bestimmt die Regeln.

Drei Arten, den Preis festzulegen

Preis	Was das Obligationenrecht sagt	Artikel
Festpreis	Der Preis steht fest. Kostet dich die Arbeit mehr, trägst du die Differenz. Kostet sie weniger, zahlt der Kunde trotzdem den vollen Preis.	Art. 373
Richtpreis	Der Preis richtet sich nach dem Wert der Arbeit und den Aufwendungen. Überschreitest du den ungefähren Ansatz ohne Zustimmung des Kunden unverhältnismässig, kann er vom Vertrag zurücktreten.	Art. 374 und 375
Nach Aufwand	Der Preis ist nicht im Voraus festgelegt: Bezahlt werden der Wert der Arbeit und die Aufwendungen, also Stunden und Material.	Art. 374

«Wurde die Vergütung zum voraus genau bestimmt, so ist der Unternehmer verpflichtet, das Werk um diese Summe fertigzustellen, und darf keine Erhöhung fordern, selbst wenn er mehr Arbeit oder grössere Auslagen gehabt hat, als vorgesehen war.»

Ein Festpreis ist eine Wette, und das Risiko trägst du. Er lohnt sich, wenn du die Arbeit gut kennst und den Ort gesehen hast. Nur ausserordentliche Umstände, die niemand vorhersehen konnte, erlauben es dem Gericht, den Preis zu erhöhen oder den Vertrag aufzulösen (Art. 373 Abs. 2).

Der Richtpreis, im Gesetz «ungefährer Ansatz», lässt mehr Spielraum, hat aber eine Grenze. Überschreitest du ihn ohne Zustimmung des Kunden unverhältnismässig, kann er vom Vertrag zurücktreten, während oder nach der Ausführung; bei einer Baute auf seinem Grund und Boden kann er stattdessen eine Herabsetzung des Preises verlangen (Art. 375). Was «unverhältnismässig» heisst, sagt das Gesetz nicht in Prozent. Steigen die Kosten, informiere den Kunden vorher schriftlich, nicht erst mit der Rechnung.

Arbeitest du nach Aufwand (in Regie), schreib Stundenansätze und Materialpreise in die Offerte: So habt ihr den «Wert der Arbeit» gemeinsam festgelegt. Verweist der Vertrag auf eine SIA-Norm, gelten auch deren Regeln. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung: Für einen wichtigen Vertrag frag dein Treuhandbüro oder einen Anwalt.

Wie lange eine Offerte gilt

Die Offerte, die du verschickst, ist rechtlich ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags: Nimmt der Kunde rechtzeitig an, ist der Vertrag zustande gekommen. Wie lange du gebunden bist, hängt davon ab, was du geschrieben hast4.

• Mit Frist. Du bist bis zu diesem Tag gebunden. Trifft die Annahme nicht vor Ablauf der Frist bei dir ein, bist du frei (Art. 3).
• Ohne Frist, per E-Mail oder Post. Du bist so lange gebunden, bis du bei ordnungsmässiger und rechtzeitiger Absendung mit einer Antwort rechnen darfst (Art. 5). Wie viele Tage das sind, sagt das Gesetz nicht.
• Ohne Frist, am Telefon oder persönlich. Der Antrag gilt nur, wenn der Kunde sofort annimmt. Am Telefon behandelt euch das Gesetz wie Anwesende (Art. 4).
• «Unverbindlich». Schliesst du die Bindung ausdrücklich aus, bist du nicht gebunden (Art. 7 Abs. 1). Aber eine Offerte, die niemanden bindet, hat auch für den Kunden wenig Gewicht.

Und die Preisliste? Tarife und Preislisten zu verschicken, ist an sich noch kein Antrag (Art. 7 Abs. 2). Die Offerte schon.

Eine Offerte ist keine Preisliste. Sie ist ein Vertrag, der auf eine Unterschrift wartet.

Schnell sein zählt

Wer eine Offerte anfragt, fragt oft auch bei anderen an. 2011 hat eine in der Harvard Business Review veröffentlichte Studie untersucht, wie schnell Unternehmen auf Online-Anfragen reagieren, und das Fazit ist klar: Die meisten antworten zu spät5. Die Zahlen stammen aus den USA und sind fünfzehn Jahre alt. Eine seriöse, aktuelle Messung für die Schweiz haben wir nicht gefunden, aber der gesunde Menschenverstand sagt dasselbe.

Das Problem ist, wer die Offerten schreibt. 2025 lagen Bauführer, Vorarbeiter und Produktionsleiter auf Platz zwei der Berufe, für die in der Schweiz am schwersten Fachkräfte zu finden sind; Techniker und Fachleute im Ingenieurwesen auf Platz drei, Elektriker auf Platz vier6. In einem kleinen Betrieb sind oft genau sie es, die abends nach der Baustelle die Offerten schreiben.

Wo die Zeit verloren geht, und was KI tun kann

Die Offerte zu schreiben, ist der kurze Teil. Die Zeit geht vorher verloren: die aktuelle Preisliste finden, die Konditionen im Word-Dokument, die ähnliche Offerte für einen anderen Kunden. Und kam die Anfrage per Telefon, die Notizen auf der Rückseite eines Couverts.

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Schweizer KMU setzen KI bereits ein, vor allem zum Übersetzen und Schreiben7. Eine Offerte ist aber kein Brief. Ein allgemeiner KI-Chat schreibt gut, kennt aber deine Preise nicht: Fragst du danach, erfindet er sie womöglich. Die nützliche Arbeit ist eine andere: die Anfrage lesen, verstehen, was es braucht, und die Positionen aus deinem Katalog wählen, mit deinen Preisen und deinen Konditionen.

Keine Offerte geht raus, bevor ein Mensch sie gelesen und freigegeben hat, und was nicht im Katalog steht, wird gemeldet, nicht erfunden. Die Anfrage kann auch per Telefon kommen: Mit Digitam Voice kann die Offerte schon als Entwurf bereitliegen, wenn das Gespräch endet.

Ein Fall aus der Praxis: In der Verkaufsabteilung eines Industrieunternehmens im Mendrisiotto werden die Anfragen von der Website gelesen, nach Preisliste kalkuliert und an den richtigen Verkäufer weitergeleitet. Die Offerte ist in zwei Minuten statt in zwei Tagen fertig. Das gilt nicht für alle: Es hängt davon ab, wie gut die Preisliste geordnet ist und wie ähnlich sich die Anfragen sind.

Drei Dinge für Montagmorgen

1. Eine einzige Vorlage. Mit allen Angaben aus dem ersten Abschnitt, Frist und Art des Preises schon drin. Von dort aus startest du, nicht von der Offerte für den letzten Kunden.
2. Eine einzige Preisliste. An einem Ort, mit dem Datum der letzten Aktualisierung. Ändert sich ein Preis, ändert er sich dort.
3. Eine klare Antwortzeit. Leg fest, bis wann jede Anfrage mindestens eine Antwort bekommt, und sei es nur «Die Offerte kommt am Donnerstag», und halte dich daran.

Die unterschriebene Offerte wird zur Rechnung, und dort gelten andere Regeln: Du findest sie in QR-Rechnung, eBill und Abgleich. Schreibst du dagegen viele ähnliche Offerten, siehst du in der Demo von Digitam Quote, wie aus einer Anfrage eine PDF-Offerte wird, bereit zum Prüfen.

Quellen

1. Mehrwertsteuersätze in der Schweiz. Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV).
2. 13. AHV-Rente: Umsetzung der Initiative. Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV), Seite aktualisiert am 25. September 2026.
3. Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer (Mehrwertsteuergesetz, MWSTG), Art. 10, 11 und 27. Fedlex, SR 641.20.
4. Obligationenrecht (OR), Art. 3, 4, 5, 7 und 363 bis 375. Fedlex, SR 220.
5. The Short Life of Online Sales Leads. James B. Oldroyd, Kristina McElheran und David Elkington, Harvard Business Review, März 2011 (Daten aus den USA).
6. Swiss Skills Shortage Index 2025. The Adecco Group.
7. Künstliche Intelligenz: Schweizer KMU erwarten keine fundamentale Veränderung der Arbeitswelt. AXA Schweiz, Sotomo-Studie mit 336 KMU (März 2026), 15. September 2026.

Geschrieben von Alessandro Scerpella. Quellen geprüft am 1. Oktober 2026. Findest du eine Angabe, die nicht stimmt? Schreib uns an info@digitam.ch.